Rôles et responsabilités

AEGEO: Rôles et responsabilités 

Présidente ou président :

La présidente ou le président est responsable de la direction de l'organisation. À ce titre, cette personne s'assurera que la géographie et l'éducation environnementale continuent de jouer un rôle important dans l'éducation des élèves de l'Ontario.

Pour ce faire, la présidente ou le président s'assurera que:

• L'exécutif atteint ses objectifs en soutenant l'éducation géographique et environnementale.
• L'exécutif continue d'avoir des liens étroits avec les membres.

La présidente ou le président veillera à ce que la constitution et la structure organisationnelle de l'AEGEO (mises en œuvre en 2015 et adoptées à l'AGA de 2016) soient suivies et, cette personne dirigera les réunions de l'organisation.

La présidente ou le président doit être disposé à déléguer ses fonctions et responsabilités et à suivre les progrès des membres du Conseil, selon les initiatives données ou choisies.

La présidente ou le président doit s'assurer que l'AEGEO est actuellement membre du NCGE (Conseil national de l'éducation géographique) et soutient le CGE (Canadian Geographic Éducation).

Les tâches spécifiques comprennent :

• Représenter l'AEGEO.
• S'assurer que les postes de direction sont soutenus et mis en œuvre
• S'assurer que l'AEGEO participe à de nombreuses initiatives concernant la géographie en Ontario.
• Établir des liaisons avec le ministère de l'Éducation - travailler sur des initiatives et des projets.
• Être le ou la porte-parole (la voix principale) pour toutes les questions liées à l'AEGEO.
• Planifier et exécuter efficacement les réunions régulières de l'AEGEO - 4 par an (dont l'une coïncide avec la conférence d'automne).
• Tenir des réunions du conseil exécutif de l'AEGEO (au moins 2 à 3 semaines avant la réunion régulière).
• Communiquer régulièrement, en temps opportun, avec l'exécutif et les conseillères et conseillers régionaux de l'AEGEO (Temps suggéré environ 48 heures avant).
• Préparer un article pour chaque numéro de The Monograph.
• Établir de nouveaux liens et maintenir les liens actuels avec d'autres organisations et des parties prenantes intéressées (p. Ex. OTF, STAO, OHASSTA, OEN).
• Représenter l'AEGEO aux réunions des autres groupes comme la FTO.
• Établir des liens avec les collèges et les universités de l'Ontario (appuyer les conseillères et conseillers d'intérêts spéciaux).
• Encourager les conseillères et les conseillers à augmenter le nombre de membres et à offrir un perfectionnement professionnel dans leurs régions.

Ancienne présidente ou ancien président :

Cette personne peut apporter une contribution inhabituellement forte à l'organisation en aidant la nouvelle présidente ou le nouveau président et en fournissant une vaste gamme de connaissances à l'organisation.

L'ancienne présidente ou l'ancien président préside l'assemblée générale annuelle et est responsable de l'établissement du conseil élu en tant que présidente ou président du «comité de nomination» (ci-après appelé le comité de publication et de nomination, 14-01-78) (Vérifier la constitution de l'AEGEO).

La présidente ou le président sortant doit aider la trésorière ou le trésorier à planifier le budget à long terme.

Les tâches spécifiques comprennent :

• S'assurer de la continuité du leadership et de la mémoire institutionnelle.
• Soutenir la présidente ou le président dans tous les projets du ministère.
• Être la personne ressource pour la présidente ou le président actuel.
• Soutenir la présidente ou le président dans son rôle actuel: Communiquer régulièrement, en temps opportun, avec l'exécutif et les conseillères et conseillers régionaux de l'AEGEO (Temps suggéré environ 48 heures avant).

Secrétaire

Les fonctions de la ou du secrétaire comprennent :

• Assister aux réunions de l'exécutif et du conseil et enregistrer tous les procès-verbaux de chaque réunion (régulière et exécutive, si possible) et envoyer les procès-verbaux aux membres de l'exécutif et aux conseillères et conseillers régionaux / conseillères et conseillers spéciaux de l'AEGEO dans les 48 heures.
• Faire un relevé de présences à chaque réunion.
• Demander que des rapports et des motions détaillés soient soumis avant le début des réunions.
• Travailler en étroite collaboration avec la présidente ou le président pour établir l'ordre du jour et aider à la préparation de chaque réunion (exécuter des copies de l'ordre du jour, commander le déjeuner, apporter de la nourriture, etc.).
• Travailler en étroite collaboration avec la présidente ou le président pour préparer l'assemblée générale annuelle du congrès d'automne.
• Tenir des dossiers efficaces sur les documents historiques de l'AEGEO: noms des lauréats, anciens dirigeants, lieux des congrès et conférences, etc.
• Tenir un registre des bulletins d'information régionaux (s'ils sont produits).
• Aider avec la correspondance concernant l'AEGEO.

Trésorière ou trésorier :

La trésorière ou le trésorier est responsable du maintien et de la communication de la situation financière de l'organisation.

Les tâches spécifiques comprennent :

• Tenir compte efficacement de toutes les sommes d'argent liées à l'entreprise OAGEE/ AEGEO (rédaction de chèques, préparation des dossiers, impôt sur le revenu, TVH, etc.).
• Préparer et présenter des rapports trimestriels aux réunions régulières de l'AEGEO.
• Préparer et présenter un rapport annuel pour l'assemblée générale annuelle.
• Payer toutes les factures jusqu'à concurrence du montant autorisé par l'exécutif.
• Présenter un état financier / faire un rapport complet à chaque réunion exécutive.
• Maintenir un grand livre comptable montrant toutes les opérations financières de l'organisation.
• Maintenir un registre de toutes les demandes, les dépenses et les dépôts pour chaque année fiscale.
• Tenir le conseil exécutif informé de tout compte en souffrance pendant une durée déraisonnable.
• Travailler avec la vice-présidente ou le vice-président du congrès pour fournir des avances et aider avec les coûts financiers du congrès pour faire un rapport au Conseil exécutif.
• Examiner les dépôts à terme et les frais d’assurance de l'AEGEO.
• Garder les documents d'actes constitutifs et le sceau.
• Informer la Section de l'information sur les sociétés du ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs de tout changement de dirigeantes ou de dirigeants / d'administratrices ou d'administrateurs de OAGEE Inc.
• Fournir un état financier et un rapport pour chaque assemblée générale annuelle.

La vice-présidente ou le vice-président des communications

La vice-présidente ou le vice-président des communications est responsable des relations entre l'AEGEO et d'autres groupes et organisations publics et privés ainsi que du maintien d'une forte présence sur les médias sociaux pour l'AEGEO.

Les tâches spécifiques comprennent :

• En charge des réseaux sociaux: twitter, facebook, Instagram avec l'objectif d'avoir pour l'AEGEO une forte présence au sein des réseaux sociaux.
• Soutenir et superviser le développement et le maintien du site Web de l'AEGEO - liaison avec le sous-comité du site Web.
• Encourager tous les membres de l'AEGEO à avoir un compte sur les médias sociaux (par exemple, des comptes Twitter) pour suivre les dernières nouvelles et les derniers développements de l'AEGEO.
• Mesurer et rapporter l'activité des médias sociaux.
• Soutenir le développement d'affiches annuelles (par le biais de sous-comités de soutien) et d'affiches de projets spéciaux (ex. le développement de bannières de marketing français / anglais).
• Plaider et soutenir le développement continu de partenariats entre l'AEGEO et les parties prenantes pour la géolittératie.
• Autres fonctions à inclure: relations publiques, relations avec les médias, image de marque (marchandise avec boutique en ligne / site Web), récompenses, concours, publicité, promotions, marketing.
• S'assurer que le kiosque de l'AEGEO pour les congrès et les conférences dispose des éléments d'affichage nécessaires et qu'il y a des personnes pour s'occuper du kiosque.

La vice-présidente ou le vice-président des congrès

Cette personne joue un rôle déterminant dans la planification à long et à court terme des événements du congrès. Ce VP sera en charge des congrès pour assurer la cohérence et les connaissances préalables.

Les tâches spécifiques comprennent :

• Assumer un rôle de leadership au sein du comité exécutif et du conseil.
• Encourager l'adhésion à l'AEGEO en participant à des congrès.
• Tenir à jour le nombre de membres et rendre compte au conseil des adhésions et aider les conseillères et les conseillers régionaux à promouvoir et à encourager l'adhésion dans leurs régions.
• Trouver des lieux, des présidentes et des présidents pour les congrès deux ans à l'avance.
• Tenir des registres des congrès.
• Tenir le conseil de l'AEGEO informé au sujet des congrès en géographie à venir et des conférences connexes qui se passent à l'extérieur de l'AEGEO.
• Encourager la participation et / ou la présence de l'AEGEO à des congrès, des conférences et des événements à l'extérieur de l'AEGEO (par exemple, APSO, AESHO).

Aider à la planification du congrès par :

• Agir en tant que personne qui initialise un comité.
• Aider à créer les buts et les attentes du congrès.
• Décrire les paramètres de l'AEGEO (budget, politiques financières, besoins pour les kiosques d'expositions, etc.).
• Fournir des exemples / informations sur les classeurs (fichiers électroniques) des congrès antérieurs.
• Aider à l'élaboration de programmes locaux et à la sélection de présentations, des ateliers et des communications.
• Organiser et diriger l'espace des kiosques des exposantes et des exposants pour le congrès d'automne (recherche et travail pour acquérir de nouveaux kiosques, contacter les participantes et les participants des années antérieures et maintenir leur participation).
  • Aux congrès :
• Être visible et solidaire au kiosque d'inscription.
• Après l'événement, encourager le mois suivant un résumé rapide du congrès.
• Rédiger des notes de remerciement au comité de planification.
• S'assurer que les fichiers électroniques de chaque congrès sont sauvegardés auprès des présidentes et présidents du congrès et qu'ils sont archivés à titre de référence pour les congrès futurs.

La vice-présidente ou le vice-président des programmes-cadres

La personne occupant ce poste encouragera, soutiendra et assurera le leadership dans les projets liés aux programmes-cadres et aux curriculum de l'AEGEO. Cette vice présidente ou ce vice-président sera un lien géographique avec le ministère de l'Éducation et d'autres conseils et groupes publics et privés liés aux programmes d'études et :

Les tâches spécifiques comprennent :

• Travailler en étroite collaboration avec la présidente ou le président sur les projets et initiatives du ministère de l'Éducation.
• Travailler au besoin en étroite collaboration avec l'Ordre des enseignantes et des enseignants de l'Ontario sur des projets et des initiatives spécifiques.
• Représenter l'AEGEO au besoin en participant à des conférences, des congrès ou autres.
• Présider tout comité ou projet de révision du curriculum ou du programme-cadre.
• Faire rapport à l'exécutif et au conseil sur une base régulière avec des développements et / ou les changements au programme.
• Sélectionner des personnes pour faire partie des équipes de rédaction, assurer le leadership, organiser et réaliser des projets de rédaction.
• Jouer un rôle actif dans les présentations au congrès.
• Faire un rapport sur les projets achevés et à venir lors de l'assemblée générale annuelle.

La vice-présidente ou le vice-président des géotechnologies

La vice-présidente ou le vice-président des géo-technologies rassemble et communique les ressources géotechnologiques et les ressources spatiales.

Les tâches spécifiques comprennent :

• Créer des opportunités de perfectionnement professionnel et promouvoir les possibilités de perfectionnement professionnel en géotechnologie.
• Rester informé du développement professionnel en cours dans le domaine des géotechnologiqes.
• Entretenir une liaison étroite avec Esri.
• Avoir un liaison avec le concours de compétences (jouer un rôle pour assurer la présence des géotechnologies au concours annuel de compétences).
• Entretenir une liaison pour bien connaître les possibilités en géomatique partout en Ontario.
• Faire un rapport écrit ou un examen d'une ressource à The Monograph pour chaque édition sur l'utilisation des géotechnologies en classe (c'est-à-dire pour les applications en géographie, les actualités d'ArcGIS Online).
• Fournir des ressources pour une page sur les géotechnologies sur le site Web de l'AEGEO - envoyez via le sous-comité du site Web.

L'éditrice ou l'éditeur du Monograph

• Rédactrice ou rédacteur et éditrice ou éditeur de The Monograph…
• Recueille des articles, des critiques, des rapports (congrès, conférences, instituts, ministère), le message du président, les annonces publicitaires, les lauréats annuels de l'AEGEO pour chaque numéro.
• Publie quatre numéros de 32 pages par année.
• Crée des fichiers pdf (couvertures et pages 1 à 32) de chaque numéro en niveaux de grisé pour une impression directe chez Langstaff et Reed.
• Transmettre les numéros au format pdf au comité du site web pour l'afficher sur le site de l'AEGEO et pour l'archiver dans Best of the Monograph.
• Répondre aux questions et fournir des copies numériques ou imprimées (le cas échéant) des numéros précédents de The Monograph,
• Tenir et mettre à jour une archive de tous les numéros antérieurs produits numériquement de The Monograph.
• Fournir des copies des numéros de The Monograph aux publicistes, aux auteures et auteurs contributeurs qui ne sont pas membres de l'AEGEO ou aux personnes / institutions intéressées par la publication.
• Fournir un rapport sur l'état de The Monograph à chaque réunion du conseil.

Les conseillères et les conseillers régionaux

Regional Councillors represent the interests of OAGEE members in their regions at all council meetings.  Regional Reps will maintain a list of OAGEE members specific to region provided by VP-Conferences.

Les tâches spécifiques comprennent :

• Regular communication within regions: Keep their local geography teachers informed of developments within the region, news items, curriculum revisions, etc. Communicate within their regions with all schools teaching geography 7-12 using an emailed newsletter and mailing list. Ideas: monthly emails/twitter/social media updates – set up a blog for your region to follow (include Faculties of Education)
• Newsletters should also be sent to the OAGEE Council members as well.
• Actively work on 1-2 projects/year within the OAGEE organization and report on said projects at each meeting (Serve on OAGEE subcommittees where interested or appointed.)
• Encourage members to submit articles for publication in the Monograph.
• Liaise with any executive member such as a vice-president to become familiar with other positions on Council – Idea of job shadow??
• Attend all OAGEE meetings throughout the year and prepare a region report that is sent to the secretary before the meeting that will be included in the minutes and highlighted during the meeting
• Promote and attend the fall and, if possible, spring conference and institutes
• Arrange for geography professional development programs in their region (e.g. guest speakers, field trips, new resource help) (Note: $250 is allocated on an annual basis to enhance and promote geographic education in regions)

 Les conseillères et les conseillers à intérêts particuliers

These Councillors may be appointed from time to time where needed and are not considered permanent Council positions as people are appointed, not elected to their positions. It is understood that these people bring with them, as their major contribution to OAGEE, a particular perspective which their involvement gives them.

Examples include special interests like Faculties of Education, Francophone Geographers, 7 & 8 Geography, OGCA, Independent Schools, and Environmental Education

Leurs rôles sont :

• Represent your area of interest and identify role in enhancing OAGEE’s mandate
• To provide reports regarding developments, opportunities, problems and issues related to OAGEE’s interest in promoting geographic and environmental education
• Work with OAGEE Council, particularly appropriate Vice-Presidents, to help promote geographic education perhaps by establishing committees to deal with some particular issue/development
• Assist OAGEE with current efforts connected to their Special Interest
• Connect with groups and individuals in their area of interest to provide current information regarding their field
• Promote geographic education and ensure OAGEE is aware of upcoming events
• Promote partnerships between OAGEE and special interest groups
• Attend each OAGEE meeting and send reports to secretary

Note: It is the recommendation that the Roles and Responsibilities Sub-committee to please consider a special interest position for Poster Development.

Suggested Portfolio: Poster Development

• Creatively develop the poster to be released at each Fall Conference
• Work closely with the President and VP Curriculum
• Present options at the spring meeting
• Work closely with councillors to write curriculum to connect with the poster to then be also put on back of poster